Oplysningspligt – Køb/salg, udlejning og nøglebrikker til eksterne

Silkeborg Kommune passer godt på dine oplysninger

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger om dig – uanset om du selv har givet os informationen, eller om oplysningerne stammer fra andre.

1. Silkeborg Kommune er dataansvarlig

Silkeborg Kommune er dataansvarlig for personoplysningerne.

Dine personoplysninger vil blive behandlet i Silkeborg Kommune, i afdelingen Ejendomme, Østergade 1, 8600 Silkeborg. Telefon: 89 70 10 00

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver.

Du kan finde yderligere oplysninger om Silkeborg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver via databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Formålet med at behandle dine personoplysninger kan være en eller flere af følgende formål:

  • Vi behandler din henvendelse i forhold til køb eller salg af grunde eller ejendomme
  • Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med udlejning af bolig til dig eller en af de pårørende, som du repræsenterer, du er pårørende til en lejer, eller virksomhed
  • Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med udlejning af bygning, areal, bådplads eller lokale til en forening eller virksomhed, som du repræsenterer, du er pårørende til en lejer, eller virksomhed
  • I forbindelse med udlevering af nøglebrikker til kommunens ejendomme, er du registreret som ansvarlig for nøglebrikker.

Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling i relation til henvendelsen.

Vi behandler desuden oplysningerne for at opnå en effektiv og rationel sagsstyring og for at kunne holde styr på, hvilke sager Silkeborg Kommune har behandlet.

Vi behandler personoplysningerne efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b og c for så vidt angår almindelige oplysninger.

Indeholder sagen oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Har vi oplysninger om personnumre, sker behandlingen med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

4. Modtagere af dine personoplysninger

Dine personoplysninger kan evt. blive videregivet til:

Køb/Salg

  • Byrådet
  • Silkeborg Kommune, Opkrævning
  • Forsyningsselskaberne
  • Evt. kommunens advokat
  • Evt. din advokat eller anden rådgiver
  • Evt. landinspektør ved udstykning
  • Tinglysning

Udlejning

Dine personoplysninger vil blive videregivet til:

  • Brunata A/S til brug for varmeregnskab
  • Nets A/S, Unik A/S, Logicmedia A/S, samt Forsyningsselskaberne, som f.eks. Nordlys, Silkeborg forsyning mv.

Nøglebrikker

  • Dine personoplysninger videregives til Kultur og Borgerservice
  • Ledere og administrative medarbejdere på institutionerne

5. Opbevaring af oplysninger om dig

Oplysninger om dig i Silkeborg Kommunes elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem vil blive overført til opbevaring i Silkeborg Arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Silkeborg Kommune vil i en periode efter afslutningen af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet og overført til opbevaring i arkivet, jf. ovenfor, fortsat have adgang til at søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet.

Den historiske udgave af journalperioden slettes senest 10 år efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Nøglebrikker

For så vidt angår nøglebrikker gælder, at Vi opbevarer dine kontaktoplysninger, indtil du giver kommunen besked om, at det ikke længere er dig, der er den ansvarlige for de udleverede nøglebrikker til den pågældende kommunale lokation. Herefter sletter vi oplysningerne.

Når oplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder:

Gå til datatilsynet.dk og læs mere om de registreredes rettigheder

Du kan også læse mere om dine rettigheder på databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

7. Overførsler til usikre tredjelande

Der bliver overført oplysninger til usikre tredjelande. Det drejer sig om overførsler til Microsoft, som er beliggende i USA.

Vi har søgt at gøre overførslen så forsvarlig som muligt. Det gør vi dels ved at anvende EU-standardkontraktbestemmelser ved overførslen, dels ved kontinuerligt at undersøge sikkerheden og søge, at så få oplysninger som muligt overføres.

Silkeborg Kommune anvender desuden Microsoft 365, når vi behandler din sag. Det kan f.eks. være brug af Outlook eller andre Microsoft produkter.

I den forbindelse er vi kontinuerligt opmærksomme på, at iværksætte tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for så vidt muligt at sikre, at beskyttelsesniveauet omkring dine personoplysninger er tilstrækkeligt højt.

Du er velkommen til at kontakte os for yderligere oplysninger.