Skole

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger om dig – uanset om du selv har givet os informationen, eller om oplysningerne stammer fra andre.

1. Silkeborg Kommune er dataansvarlig

Silkeborg Kommune er dataansvarlig for dine oplysninger.

Dine oplysninger vil blive behandlet i Skoleafdelingen i Silkeborg Kommune.

Silkeborg Kommunes hovedadresse er Silkeborg Kommune, Søvej 1, 8600 Silkeborg. Tlf. 89 70 10 00.

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver.

Du kan finde yderligere oplysninger om Silkeborg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver via databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysningerne for at kunne give dit barn den bedst mulige indsats efter folkeskoleloven mv. Det drejer sig om:

Kommunen har efter folkeskoleloven pligt til at sikre folkeskoleundervisning af alle børn og unge i kommunen, der er i den skolepligtige alder. For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger og anvender en række systemer såvel af administrative som af undervisningsmæssige grunde.

Afhængig af din ansøgning, de konkrete omstændigheder mv. behandler vi evt. også oplysninger med følgende formål:

• Afklaring, indsats mv. i forbindelse med specialpædagogisk bistand v/PPL (Pædagogisk praksis og Læring)
• Efterskoleophold
• Dispensationsansøgning ved skoleskifte
• Hjemmeundervisning
• Konfirmationsforberedelse
• Modtagelsesklasser m.m.
• Refusion fra andre kommuner
• Skolebuskort
• Skolegang på privatskoler
• Skolesundhedspleje
• Socialpædagogiske fripladser til SFO
• Sommerferieaktiviteter
• Specialbefordring
• Sprogvurderingsdata fra Rambøll: Der kan ske lovpligtig videregivelse af oplysninger om dig og dit barn til Børne- og Undervisningsministeriet
• SSP-samarbejde
• Sygebefordring
• Sygeundervisning i hjemmet/hospital
• Særlige hjælpemidler /ombygninger pga. handicap
• Tandpleje
• Tilmelding mv. i forbindelse med SFO/klub, herunder fx også sommerferiepasning
• Evt. udstedelse af biblioteks-lånekort ved Silkeborgbibliotekerne i forbindelse med konkrete skoleopgaver
• Valgfag og fritidsundervisning på Silkeborg Ungdomsskole

Oplysningerne stammer fra dig selv og/eller dit barn.

Vi behandler derfor dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling i relation til din henvendelse.

Vi behandler også dine oplysninger for at kontrollere, om du modtager den rigtige hjælp.

Vi behandler desuden oplysningerne for at opnå en effektiv og rationel sagsstyring og for at kunne holde styr på, hvilke sager Silkeborg Kommune har behandlet.

Vi behandler personoplysningerne efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e for så vidt angår almindelige oplysninger. For så vidt angår eventuelle følsomme oplysninger sker behandlingen efter artikel 9, stk. 2, litra f.

Indeholder sagen oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.
Har vi oplysninger om dit personnummer, sker behandlingen med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

4. Modtagere af dine personoplysninger

Dine personoplysninger kan blive videregivet til Danmarks Statistik, Klagenævnet for specialundervisning, Styrelsen for IT og læring samt andre statslige myndigheder eller private.

Vi videregiver desuden dine oplysninger til databehandlere. Databehandlere betyder i denne sammenhæng, de IT-systemer, vi bruger til at behandle henvendelsen.

Derudover anvendes oplysningerne i forbindelse med myndighedsopgaver såsom anmodninger om aktindsigt, retten til indsigt, tildeling af befordring, elevadministration m.v. Her vil oplysningerne blive anvendt af de busselskaber, som vi p.t. har kontrakt med.

5. Opbevaring af oplysninger om dig

Oplysninger om dig i Silkeborg Kommunes elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem vil blive overført til opbevaring i Silkeborg Arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Silkeborg Kommune vil i en periode efter afslutningen af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet og overført til opbevaring i arkivet, jf. ovenfor, fortsat have adgang til at søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet. Den historiske udgave af journalperioden slettes senest 10 år efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

6. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder:

Gå til Datatilsynets vejledning og læs mere om de registreredes rettigheder

Du kan også læse mere om dine rettigheder på databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

7. Overførsler til usikre tredjelande

De anvendte IT-systemer for sagsbehandlingen overfører personoplysninger til usikre tredjelande. Det drejer sig om overførsler til Microsoft, som er beliggende i USA. Det drejer sig også om overførsler til Amazon, som er beliggende i USA. Desuden drejer det sig om overførsler til Apple, som er beliggende i USA. Samt det drejer sig om overførsler til Google, som er beliggende i USA.

Vi har søgt at gøre overførslen så forsvarlig som muligt. Det gør vi dels ved at anvende EU-standardkontraktbestemmelser ved overførslen, dels ved kontinuerligt at undersøge sikkerheden og søge, at så få oplysninger som muligt overføres.

Silkeborg Kommune anvender Microsoft 365, når vi behandler din sag. Det kan f.eks. være brug af Outlook eller andre Microsoft produkter.
I den forbindelse er vi kontinuerligt opmærksomme på, at iværksætte tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for så vidt muligt at sikre, at beskyttelsesniveauet omkring dine personoplysninger er tilstrækkeligt højt.

Du er velkommen til at kontakte os for yderligere oplysninger.