Ansat

Silkeborg Kommune passer godt på dine oplysninger

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger om dig – uanset om du selv har givet os informationen, eller om oplysningerne stammer fra andre.

1. Silkeborg Kommune er dataansvarlig

Silkeborg Kommune er dataansvarlig for dine oplysninger.

Dine oplysninger vil blive behandlet i Staben Organisation og Personale i Silkeborg Kommune.

Silkeborg Kommunes hovedadresse er Silkeborg Kommune, Søvej 1, 8600 Silkeborg. Tlf. 89 70 10 00.

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver.

Du kan finde yderligere oplysninger om Silkeborg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver via databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger med det formål at sikre:

Gensidig opfyldelse af ansættelseskontrakten

Dit krav på at få løn
Arbejdsgivers krav på arbejdsydelse, herunder faglige krav og krav til samarbejde, herunder kontrolforanstaltninger

Retlige forpligtelser

Indberetning af løn til indkomstregistret
Lovpligtig APV
Indhentelse af børneattest

Driftsmæssige forhold

IT-systemers driftssikkerhed
Trivselsmåling
Sygedagpengerefusion
Fx fotos på intranet og internet

Afhængig af den konkrete ansættelse behandler vi evt. også personoplysninger med følgende formål:

Barsel
Sygdomssamtaler, sygedagpengerefusion mv.
Arbejdsskader
Krisetelefon i forhold til psykologsamtaler/coach
Registrering af nærved-hændelser, mindre vold, trusler og anden krænkende adfærd samt høje følelsesmæssige belastninger
Kompetenceudviklingsplaner herunder MUS og LUS
Kursus og medarbejderudvikling
Længerevarende uddannelse og orlov
Medarbejdergoder
Ansættelse efter serviceloven
Ekstraordinære ansættelser (Flexjob, Servicejob, Seniorjob mv.)
Uansøgt afsked / bortvisning / advarsler / tjenstlige samtaler
Til oprettelse og brugeradgange i kommunens it-systemer, for at du kan udføre dine arbejdsopgaver
Sikring af adgangsforhold via registrering med nøglebrik
Tracking via GPS i tjenestebiler samt, når du benytter app-værktøj til kørselsregistrering
Kriminalitetsforebyggelse og -bekæmpelse
Arbejdstelefon
Medarbejderoplysninger på SIKO (intranet): stilling, tjenestenummer, telefonnummer, mail, tilknyttet afdeling, organisatorisk enhed, arbejds-adresse, hvilken leder man er tilknyttet
Medarbejderfoto kan fremgå på intranet, oplysningstavler eller hvor der er behov for at man ved hvem der er ansat/på arbejde
Behandling i forbindelse med it-systemet Adoxa, herunder dit navn, e-mail og brugernavn (tjenestenummer)
Oplysninger om dine pårørende til brug ved nødsituation/uheld
Modtagelse og behandling af klage over dig
Sikring af at kommunen modtager en faglig forsvarlig arbejdsindsats
Whistleblowordning
Information til den overenskomstbærende organisation
Konkrete forebyggende kontrolforanstaltninger

Oplysningerne stammer fra dig selv, din nærmeste leder, politiet og andre offentlige myndigheder. Derudover kan de i særlige tilfælde komme fra fx kolleger, borgere, whistleblowordning, samarbejdspartnere eller konkrete forebyggende kontrolforanstaltninger (fx tv- overvågning, adgangskontrol, logning og GPS-tracking).

Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling i relation til dit ansættelsesforhold.

Vi behandler desuden oplysningerne for at opnå en effektiv og rationel sagsstyring og for at kunne holde styr på, hvilke sager Silkeborg Kommune har behandlet.

Vi behandler personoplysningerne efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig i Silkeborg Kommune:

Almindelige personoplysninger, fx:

Navn
Adresse
Uddannelsesforhold
Lønoplysninger i forbindelse med lønforhandlinger med TR/faglig organisation
CPR-nummer
Indhentelse af børne- og straffeattest og eventuelle oplysninger derpå

Følsomme personoplysninger, fx:

Helbredsmæssige oplysninger
Fagforeningsmæssige tilhørsforhold (fx ved strejke, lockout, bisidder ved samtaler)

Vores lovhjemmel er primært databeskyttelseslovens § 12 samt databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b og e for så vidt angår almindelige oplysninger. For så vidt angår eventuelle følsomme oplysninger sker behand-lingen efter artikel 9, stk. 2, litra b og litra f i databeskyttelsesforordningen.

Hvis du er oplyst om indhentelse af børne- og straffeattest, sker behandlingen med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 10. Indeholder sagen oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyt-telseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Har vi oplysninger om dit personnummer, sker behandlingen med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Hvis du har givet os kontaktoplysninger om dine pårørende sker behandlingen med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og efter oplysning fra dig selv.

Kontrolforanstaltninger

Udover ovenstående formål foretager vi en række kontrolforanstaltninger i tilknytning til din ansættelse. Kontrolforanstaltningerne fremgår i det følgende:

TV-overvågning

Når du opholder dig på Silkeborg Kommunes område, kan du risikere at blive optaget af kommunens tv-overvågning. Formålet med denne behandling af dine personoplysninger er at forebygge og øge opklaring af kriminalitet såsom tyveri og hærværk samt at øge trygheden for de personer, der færdes i det tv-overvågede område. Målsætningen er at sikre stabil drift og at skabe tryghed for kommunens medarbejdere og borgere.

Vi behandler de oplysninger om dig, som fremgår af optagelserne fra det tv-overvågede område. Det kan fx være almindelige personoplysninger såsom tidspunkt for ophold på det tv-overvågede område eller strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne.

Billedoptagelser fra tv-overvågning, der er etableret for at forebygge kriminalitet, slettes senest 14 dage efter optagelsen, jf. Silkeborg Kommunes strategi for videoovervågning.

Se nærmere på siko under Bygninger, biler og service > Forsikringer, skader og ulykker > Risikostyring og forebyggelse > Videoovervågning for kommunen

Ved ulovlige forhold videregiver vi optagelserne til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed i overensstemmelse med tv-overvågningslovens § 4 c. Optagelser, der indeholder oplysninger om strafbare forhold, slettes, når de er overdraget til politiet. I helt særlige tilfælde kan det være nødvendigt at opbevare optagelser i længere tid, dog max. 30 dage.

Optræder du på disse optagelser, vil du blive underrettet særskilt herom.

Optræder du på billeder, der stammer fra vores TV-overvågning, er vores behandlingshjemmel TV-overvågningslovens § 2a sammenholdt med § 2, stk. 2, § 3a og § 4d. Derudover har vi behandlingshjemmel i databeskyttelseslovens § 2, stk. 4. Såfremt der optages strafbare forhold er behandlingsgrund-laget databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2.

Logning af medarbejdernes brug af internet, e-mails og fagsystemer

Kommunen anskaffer kun it-systemer til personoplysninger, som lever op til kravene om logning. Systemejer skal årligt foretage stikprøvekontroller af logfiler, som indeholder personoplysninger.

Når du arbejder i et IT- system, bliver alt hvad der sker i systemet opsamlet i en log. Det betyder, at man ved at kigge i en log kan se, alt hvad du som bruger har foretaget dig.

En log er beskyttet af høj sikkerhed. Det er kun få betroede medarbejdere der har adgang til den samlede log. Loggen anvendes hovedsageligt til fejlfinding i systemet og til efterforskning af eventuelle databrud.

For at dokumentere et korrekt sikkerhedsniveau i behandlingen af personoplysninger, skal systemejer jævnligt foretage stikprøvekontrol i systemets log. Stikprøver af loggen foretages af de opslag, du som medarbejder foretager i it-systemerne.

Systemejer vil præsentere stikprøverne for dig hvis du er omfattet. Dokumentationen for stikprøvekontrollerne arkiveres derefter i kommunens ESDH-system.

Opstår der behov for kontrol med loggen i forbindelse med formodede sikkerhedsbrud, sker dette efter reglerne i IT-sikkerhedshåndbogens kapitel 16.

Behandlingsgrundlag: Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b-c, medarbejderforholdet.

Logning af telefonopkald

Mobiltelefon og fastnet: Vi registrerer forbrugsmønstre, herunder f.eks. ud-landstrafik af hensyn til at koble de økonomisk bedste abonnementer til med-arbejderne og for at kunne følge op på uhensigtsmæssig brug af telefonen.

Din mobiltelefon registrerer lokalt indgående og udgående opkald samt tidspunkterne for opkaldene. Du kan altid selv slette opkaldslisterne i din telefon, og når du afleverer din telefon, nulstiller vi telefonen, så alle data slettes.

Silkeborg Kommune har ikke adgang til logningslister.

Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e for så vidt angår almindelige oplysninger.

Adoxa

Dine medarbejderoplysninger behandles i kommunens systemer, fx Outlook, ESDH-system mv. med henblik på at undersøge, om du har mails, dokumenter mv., der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger om borgerne.

Det gør vi for at hjælpe dig og fordi

Vi er forpligtede til at overholde GDPR
Vi skal efterleve IT-sikkerhedshåndbogen
Vi skal efterleve kommunens administrative retningslinjer

Vi behandler derfor oplysningerne for at opnå en effektiv og rationel efterlevelse af gældende regler for datasikkerhed mv.

Vi gør det i hjælpeværktøjet Adoxa, der automatisk gennemser alle tilmeldte systemer for oplysninger, der evt. skal slettes af dig.

Du vil få en ugentlig mail, hvoraf hjælpeværktøjets resultater fremgår, hvis der er oplysninger og der mangler handling. Herefter kan du selv afgøre, om du skal journalisere i sikkert system, slette eller beholde oplysningerne.

Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e for så vidt angår almindelige oplysninger. For så vidt angår eventuelle følsomme oplysninger sker behandlingen efter artikel 9, stk. 2, litra f.

Indeholder sagen oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Logning i forbindelse med adgangskontrol til fysiske lokaliteter (adgangskontrol)

Formålet med nøglebrikkerne er for at sikre at medarbejderne kan komme ind de rigtige steder og må have adgang dertil.

Der kan ved konkret mistanke om uregelmæssigheder ske logning af din nøglebrik eller anden elektronisk adgangskontrol til kommunens fysiske lokaliteter.

Hvis der sker noget uhensigtsmæssigt/mistanke, vil man gå ind i loggen og se, hvem der har benyttet sin nøglebrik. Er der mistanke om tyveri fra en medarbejder, bliver politiet involveret, og det er politiet der efterforsker sagen.

Vores lovhjemmel er Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b-c og e.

GPS-sporing af kommunens køretøjer

I Silkeborg Kommune ønsker vi at reducere CO2-udledning ved at gøre kommunens køretøjer grønne og dermed understøtte de politiske klimamål.

For at det sker på den mest fordelagtige måde etablerer Silkeborg Kommune en flådestyringsfunktion for kommunens køretøjer.

Flådestyringssystemet indsamler data via en GPS, som monteres på bilerne.

Afhængig af de konkrete forhold kan GPS-oplysninger også anvendes til overvågning af, hvor medarbejderen har befundet sig på et givent tidspunkt.

Følgende personoplysninger indsamles:

Medarbejderens DR-nummer
Dato og tidspunkt for medarbejderens kørsel
Oplysninger om hvor bilen har kørt og parkeret
Oplysninger om hvordan bilen har kørt, eksempelvis fart

I systemet vil data blive opbevaret i det løbende regnskabsår plus 5 år frem. Herefter vil alt data blive slettet.

Vores lovhjemmel er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e, almindelige oplysninger.

4. Modtagere af dine personoplysninger

Afhængig af de konkrete omstændigheder i relation til din ansættelse hos Silkeborg Kommune videregiver vi eventuelt dine oplysninger til:

Indtægtsforhold til SKAT, ATP og AUB
Oplysning om pension videregives til dit pensionsselskab, jf. overenskomsten
Oplysning om lønforhold videregives til PENSAB
Oplysning om optjente feriepenge til Feriepengeinfo
Oplysning om løn til den forhandlingsberettige faglige organisation/tillidsrepræsentanten, til brug ved lønforhandlinger
Oplysninger om sygefraværsdage videregives til din bopælskommune, hvis der søges om sygedagpengerefusion
Oplysninger om fravær ved barsels-, adoptions- og forældreorlov videregives til Udbetaling Danmark, hvis der søges om lønrefusion
Oplysninger til Staben for Økonomi & IT, hvis der skal sendes en regning til dig, fx ved for meget udbetalt løn
Oplysninger kan blive videregivet til din nærmeste leder i forbindelse med eventuel kontrol af kørsel i kommunens køretøjer. Herudover videregives der som udgangspunkt ikke
oplysninger, med undtagelse af oplysninger i forbindelse med skader på kommunens køretøj. Her vil op-lysninger videregives til kommunens forsikringsenhed eller evt. din leder.
Oplysningerne om og antallet af dokumenter med fortrolige oplysninger, som hjælpeværktøjet Adoxa har fundet, kan i nogle tilfælde blive videregivet til din nærmeste leder.
Oplysninger om dit navn, adresse og tjenestenummer til leverandører af medarbejdergoder, eksempelvis YouSee, Norlys/Stofa mv.
Kommunernes og Regionernes Løndatakontor får oplysninger om cpr.nr., tjenestenummer, lønoplysninger og fraværsoplysninger med det formål, at der kan sammenlignes lønninger og fraværsoplysninger på tværs af kommuner og regioner.
Danmarks Statistik får bl.a. cpr.nr., tj.nr., lønoplysninger osv. til brug for statistik.
Oplysninger om dit navn og cpr.nr. (til brug for login) til Sundhedsordningen, Falck Healthcare
Oplysninger om navn, cpr.nr. og stillingsbetegnelse på medarbejderne i Psykiatriens Hus videregives til Region Midtjylland, for sikring af adgangsforhold via registrering med nøglebrik
Oplysninger om navn, tjenestenummer, cpr.nr og beløb til diverse kontingenttræk, eksempelvis Rådhusets Sportsklub
Oplysninger om navn, tjenestenummer, cpr.nr. og beløb vi trækker til diverse låneforeninger, eksempelvis Lærernes låneforening
Oplysninger om dit navn og telefonnummer til psykolog/coach i forhold til kriseberedskab og/eller stresshåndtering
En eventuel anmoder om aktindsigt efter reglerne i offentlighedslovens § 21, bl.a. dit navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser

Vi videregiver desuden dine oplysninger til databehandlere. Databehandlere betyder i denne sammenhæng, de IT-systemer, vi bruger til at behandle henvendelsen.

5. Opbevaring af oplysninger om dig

Vi opbevarer personoplysningerne fra det tidspunkt du bliver tilbudt ansættelse og op til 10 år efter din fratræden. Når opbevaringspligten udløber, og arkiveringskrav er opfyldt, vil dine oplysninger blive slettet, hvorefter kommunen ikke længere har adgang til dem.

Personoplysningerne opbevares i den elektroniske personalesag og i systemer til håndtering af personale. Data opbevares for at kunne dokumentere, at kommunens forpligtelser overfor dig som ansat er efterlevet. Relevante ledere og administratorer har adgang til oplysningerne.

Oplysninger om dig i Silkeborg Kommunes elektroniske sags- og dokument-håndteringssystem vil blive overført til opbevaring i Silkeborg Arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Silkeborg Kommune vil i en periode efter afslutningen af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet og overført til opbevaring i arkivet, jf. ovenfor, fortsat have adgang til at søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet. Den historiske udgave af journalperioden slettes senest 10 år efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Vær opmærksom på, at vi i helt særlige tilfælde opbevarer bestemte oplysninger om dig i mere end 10 år, efter du er fratrådt. Det gælder fx oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke eller oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet.

Disse oplysninger vil først blive slettet, når vi ikke længere har et retligt grundlag for fortsat opbevaring.

Når du fratræder, lukkes alle adgange til IT-systemer og dine mails slettes. Hvis det bliver nødvendigt at genskabe slettede mails, kan IT gøre det ved en særlig procedure op til 90 dage efter din fratræden.

Data i systemet Adoxa slettes når du fratræder.

Logning af nøglebrikker, der er i NOX-anlæg, gemmes i 90 dage i SIMS. Axiom (Automatisk dørkontrol) gemmes i 90 dage. Alpha Vision Alarm logger 100 hændelser hvorefter der overskrives bagfra. RS Alarm logger 250 hændelser hvorefter der overskrives bagfra. Galaxy Alarm gemmer til den ikke kan have mere, og så overskriver den bagfra.

6. Særligt for tillidsrepræsentanter

Hvis du er tillidsrepræsentant eller fællestillidsrepræsentant, skal du være opmærksom på, at der er indgået standardaftale mellem Silkeborg Kommune og Forhandlingsfællesskabets medlemsorganisationer og tillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanters brug af arbejdsgivers it-systemer.

Aftalen finder du på siko under: Personaleforhold > Personalehåndbog og vejledninger > Ansættelse (under) > Tillidsrepræsentanter > Standardaftale vedrørende tillidsrepræsentantens brug af arbejdsgivers IT-systemer

7. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I helt særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Det bemærkes i den sammenhæng, at arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder:

Gå til Datatilsynets vejledning og læs mere om de registreredes rettigheder

Du kan også læse mere om dine rettigheder på databeskyttelse.silkeborg.dk:

Gå til databeskyttelse.silkeborg.dk

8. Overførsler til usikre tredjelande

Silkeborg Kommune anvender Microsoft 365, når vi behandler din sag. Det kan f.eks. være brug af Outlook eller andre Microsoft produkter.

I den forbindelse er vi kontinuerligt opmærksomme på at iværksætte tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for så vidt muligt at sikre, at beskyttelsesniveauet omkring dine personoplysninger er tilstrækkeligt højt.

I forhold til flådestyringssystemet, vedrørende gps i kommunens køretøjer, drejer det sig om overførsler til Microsoft Azure, som er beliggende i USA.

Vi har søgt at gøre overførslen så forsvarlig som muligt. Det gør vi dels ved at anvende EU-standardkontraktbestemmelser ved overførslen, dels ved kontinuerligt at undersøge sikkerheden og søge, at så få oplysninger som muligt overføres.

Du er velkommen til at kontakte os for yderligere oplysninger.