--- title: "Ansat" date: "2026-09-04" created: "2026-09-04" --- [Hjem](https://oplysningsbrev.silkeborg.dk/) [Organisation og Personale](https://oplysningsbrev.silkeborg.dk/organisation-og-personale) [Ansat](https://oplysningsbrev.silkeborg.dk/organisation-og-personale/ansat) # Ansat Silkeborg Kommune passer godt på dine oplysninger Efter databeskyttelsesforordningen skal vi give dig en række oplysninger, når vi behandler oplysninger om dig. Det gælder både, når vi har oplysningerne fra dig selv og fra andre. Denne information er alene til din orientering. Du behøver derfor ikke foretage dig noget, og du mister ingen rettigheder ved ikke at læse orienteringen. ## Silkeborg Kommune er dataansvarlig Silkeborg Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine oplysninger. Silkeborg Kommunes hovedadresse er: Silkeborg Kommune Søvej 1 8600 Silkeborg Tlf. 89 70 10 00. ## Formål, retsgrundlag og typer af personoplysninger ### Formålet med at vi behandler dine personoplysninger Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at administrere dit ansættelsesforhold. Vi vil derfor før, i løbet af, og efter din ansættelse indsamle, behandle og videregive personoplysninger om dig, når det er nødvendigt. Det sker af driftsmæssige, personaleadministrative og sikkerhedsmæssige årsager samt for at opfylde arbejdsretlige forpligtelser og rettigheder. Behandlingen af dine personoplysninger sker bl.a. for at kunne sikre korrekt lønudbetaling, ledelsesinformation, tilrettelægge arbejdstid, kurser, gennemføre APV undersøgelse, registrere og behandle anmeldelser om arbejdsskader, arbejdsulykker eller andre påvirkninger under ansættelsen, håndtere en indberetning til whistleblowerordning, indhente refusion i forbindelse med barsel, sygdom mv., kontakte dine pårørende ved uheld, hvis du selv har afgivet kontaktoplysningerne, og for at sikre, at du som medarbejder har mulighed for at udføre dit arbejde med adgang til relevante it-systemer og bygninger. Vi behandler også dine personoplysninger for, at vi kan udføre forskellige kontrolforanstaltninger. Det drejer sig om: - TV-overvågning på kommunes lokaliteter - Adgangskontrol til kommunens fysiske lokaliteter - GPS-sporing af kommunens køretøjer - Logning af brugen af kommunens IT-systemer og telefoner - Screening af IT-systemer for opbevaring af personoplysninger - Service hvis du har glemt dit password Du kan læse nærmere om de forskellige kontrolforanstaltninger bagerst i denne orientering. Vi behandler derfor dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling og proces for at opfylde behandlingsformålet. ### Hvilke personoplysninger behandler vi om dig Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig: Almindelige personoplysninger i form af: - Identifikationsoplysninger fx navn, tjenestenummer, tjenestested, stillingsbetegnelse, foto - Kontaktoplysninger fx e-mailadresse og telefonnummer, familiære relationer - Uddannelsesoplysninger fx uddannelsesbeviser, kursusbeviser, autorisation, certificeringsbevis, faglige kvalifikationer - Økonomiske oplysninger som løn og skatteoplysninger - HR-data fx oplysninger om ansættelsesforholdet, eventuel test foretaget ved ansættelsen, lønsammensætning, arbejdstid, fravær, skat, pensionsforhold, ferie, anciennitetsberegninger, overenskomstforhold af hensyn til lønsammensætning - Lokationsoplysninger fx GPS-data. - Oplysninger om tjenstlige forhold fx eventuelle ansættelsesretlige sanktioner og referater af tjenstlige samtaler Følsomme oplysninger i form af: - Helbredsmæssige oplysninger fx ved arbejdsskade, sygefravær, ansættelse på særlige vilkår - Fagforeningsmæssige tilhørsforhold fx ved strejke, lockout, bisidder ved samtaler CPR-nummer: - For at sikre entydig identifikation af dig Oplysninger om strafbare forhold: - Hvis de fremgår af børneattest eller straffeattest - Hvis de indgår i en kontrolforanstaltning ### Hvor har vi dine personoplysninger fra Vi har dine personoplysninger fra dig selv, fordi du har indgået et ansættelsesforhold. Vi har også dine personoplysninger fra andre. Det drejer sig om oplysninger fra: - Andre offentlige myndigheder, fx SKAT i forhold til skatteoplysninger, politiet i forhold til børne- og straffeattest, hvis det indhentes, bopælskommune i forhold til sygedagpengerefusion, helbredsoplysninger fra egen læge eller sygehus og CPR-registeret i forhold til løbende opdatering om dit navn, din adresse etc. - Andre, fx borger, kollega eller samarbejdspartner i forhold klager, indberetninger mv. ### Lovgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger efter følgende regler: #### Almindelige personoplysninger - databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, c og e jf. databeskyttelseslovens § 12 #### Følsomme personoplysninger - databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, c og e og artikel 9, stk. 2, litra f jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2 og § 12. #### CPR nummer - databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 #### Strafbare forhold - databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3 Behandlingen sker også i medfør af arbejdsretlige forpligtelser og rettigheder, som er fastlagt i anden lovgivning (f.eks. tjenestemandsloven, funktionærloven, sygedagpengeloven, barselsloven, ansættelsesbevisloven, ansættelse efter servicelov, fleksjob, seniorjob, lov om erhvervsuddannelser, ferieloven, arbejdsmiljøloven, lov om børneattester, kriminalregisterbekendtgørelsen mv.), ledelsesretten eller kollektive overenskomster og aftaler indgået mellem arbejdsmarkedets parter. ## Modtagere af dine personoplysninger ### Hvem kan vi dele dine personoplysninger med Vi videregiver kun dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt for at varetage kommunens opgaver eller opfylde en pligt. Vi kan videregive dine personoplysninger til Andre offentlige myndigheder, hvis det er nødvendigt for disse myndigheders opgavevaretagelse fx - SKAT, ATP og AUB (indtægtsforhold) - Udbetaling Danmark (feriepenge, tjenestemandspension, lønrefusion ved barsels-, adoptions- og forældreorlov) - Bopælskommune (refusionsanmodning ved sygedagpenge og tilskudsanmodninger ved løntilskud, voksenlærlinge, personlige assistance) - Region Midtjylland (navn, cpr.nr. og stillingsbetegnelse på medarbejderne i Psykiatriens Hus for sikring af adgangsforhold via registrering med nøglebrik) Samarbejdspartnere, leverandører fx - Psykolog/coach (dit navn og telefonnummer ved brug af ordningen og/eller stresshåndtering) - Leverandør af sundhedsordning (dit navn og cpr-nr. ved brug af ordningen) - Leverandør af bredbånd mv. (dit navn, adresse og tjenestenummer ved brug af medarbejdergode) Rådgivere fx - Kommunens forsikringsselskab (arbejdsskader og ansvarsskader) - Advokat, revisor mv. Andre fx - Pensionsselskab (pensionsindbetalinger) - Forhandlingsberettige faglige organisation/tillidsrepræsentanten (lønoplysninger til brug for lønforhandlinger, opsigelse) - Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (cpr.nr., tjenestenummer, lønoplysninger og fraværsoplysninger med det formål, at der kan sammenlignes lønninger og fraværsoplysninger på tværs af kommuner og regioner) - Rådhusets Sportsklub (navn, tjenestenummer, cpr.nr og beløb til diverse kontingenttræk ved medlemskab) - Lærernes låneforening (navn, tjenestenummer, cpr.nr. og beløb ved låneaftale) Vi kan også videregive dine personoplysninger, hvis vi er forpligtet til det efter reglerne om aktindsigt, sagsindsigt mv., eller hvis det sker til forskning i form af statistiske eller videnskabelige undersøgelser. Vi overlader desuden dine personoplysninger til de databehandlere, vi anvender til at behandle dine personoplysninger. De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner. ### Vi kan overføre dine personoplysninger til tredjelande Sikker behandling af dine personoplysninger er en vigtig del af Silkeborg Kommunes arbejde. Vi overfører som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS. ## Opbevaring af dine personoplysninger Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at udføre kommunens opgaver, eller vi er forpligtet til det efter lovgivningen. Vi opbevarer personoplysningerne fra det tidspunkt, du bliver tilbudt ansættelse og op til 10 år efter du er fratrådt. Når opbevaringspligten udløber, og arkiveringskrav er opfyldt, bliver dine oplysninger slettet. Vi kan i helt særlige tilfælde opbevare bestemte oplysninger om dig i mere end 10 år, efter du er fratrådt. Det gælder fx oplysninger om en eventuel arbejdsskadesag/arbejdsulykke eller oplysninger af betydning for en verserende civil eller fagretlig eller kollektiv arbejdsretlig retssag/voldgiftssag, hvor ankefristen ikke er udløbet. Disse oplysninger bliver først slettet, når vi ikke længere har et retligt grundlag for fortsat opbevaring. ## Dine rettigheder Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til: - at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger (indsigtsret) - at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (berigtigelse) - i helt særlige tilfælde at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer (sletning) - at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset - at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger - at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan kontakte os, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. ### Du kan læse mere om dine rettigheder her: [Gå til datatilsynet.dk og læs mere om de registreredes rettigheder](https://www.datatilsynet.dk/ "Gå til datatilsynet.dk og læs mere om de registreredes rettigheder") [Gå til silkeborg.dk/databeskyttelse](https://silkeborg.dk/databeskyttelse "Gå til silkeborg.dk/databeskyttelse") ## Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores Databeskyttelsesrådgiver. Du kan finde yderligere oplysninger om Silkeborg Kommunes Databeskyttelsesrådgiver via Silkeborg Kommunes hjemmeside: [Gå til silkeborg.dk/databeskyttelse](https://silkeborg.dk/databeskyttelse "Gå til silkeborg.dk/databeskyttelse") ## Behandling af dine personoplysninger til kontrolforanstaltninger Vi foretager en række kontrolforanstaltninger i tilknytning til din ansættelse. Vi gennemgår i det følgende, hvorfor og hvordan dine personoplysninger bliver behandlet i forhold til de enkelte kontrolforanstaltninger. ### TV-overvågning Du kan blive optaget af kommunens tv-overvågning, når du i forbindelse med dit arbejde opholder dig på Silkeborg Kommunes område. Vi har skiltet de steder, hvor der er foretages TV-overvågning. TV-overvågningen sker primært af tryghedsskabende og kriminalitetsforebyggende årsager og dermed for at skabe trygge rammer for personale og borgere. Vi behandler almindelige personoplysninger om dig i form af optagelserne fra det tv-overvågede område eller strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis du udfører kriminelle handlinger på optagelserne. Vores specifikke behandlingshjemmel er TV-overvågningslovens § 2a sammenholdt med § 2, stk. 2, § 3 a og § 4 d og de hjemler, som fremgår under afsnittet om lovgrundlag. Ved ulovlige forhold videregiver vi optagelserne til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed i overensstemmelse med tv-overvågningslovens § 4 c. Optagelser, der indeholder oplysninger om strafbare forhold, slettes, når de er overdraget til politiet. Optagelser fra tv-overvågning, som er optaget i kriminalitetsforebyggende øjemed, slettes som udgangspunkt senest 14 dage efter optagelsen, jf. Silkeborg Kommunes strategi for videoovervågning. I særlige tilfælde, hvor optagelserne skal bruges i forbindelse med en konkret tvist, kan optagelserne opbevares i længere tid. ### Logning i forbindelse med adgangskontrol til fysiske lokaliteter Vi sikrer ved brug af nøglebrikker, e-nøgleboks, ID-kort og lignende adgangskontrolsystemer, at det kun er autoriserede personer der får adgang vores ejendom/adgang til borgeres private ejendom. Vi behandler almindelige personoplysninger om dig i form af dit navn, din nøglebriks ID-nummer, tidspunkter for dine ind- og udgange, logning af adgangshændelser og eventuelt billede på ID-kort. Der kan ved konkret mistanke om uregelmæssigheder ske logning af din nøglebrik eller anden elektronisk adgangskontrol til kommunens fysiske lokaliteter. Hvis der sker noget uhensigtsmæssigt/mistanke, vil man gå ind i loggen og se, hvem der har benyttet sin nøglebrik/ID-kort. Ved mistanke om lovovertrædelser vil vi videregive ovennævnte oplysninger til politiet. ### GPS-sporing af kommunens flåde køretøjer Vi har etableret en flådestyringsfunktion for kommunens køretøjer. Flådestyringssystemet indsamler data via en GPS, som er monteret på bilerne. GPS-sporingen er bl.a. indsat som et arbejdsredskab for at sikre køretøjsadministration, herunder for at kunne analysere brugen af køretøjet for dermed at kunne sikre den mest optimale brug og af sikkerhedsmæssige hensyn. GPS-sporing har herudover til formål at sikre, at eventuelle bøder og andre økonomiske krav i forbindelse med uretmæssig kørsel kan adresseres til føreren. Afhængig af de konkrete forhold kan GPS-oplysninger også anvendes til overvågning af, hvor medarbejderen har befundet sig på et givent tidspunkt. Vi behandler almindelige personoplysninger om dig i form af dit DR-nummer, dato og tidspunkt for din kørsel samt kørselsforhold fx fart. Der kan være SOS i Flådens køretøjer. Ved aktivering bliver lokationsdata delt med den nationalt valgte SOS-assistance. Flådens telemetridata så som fartalarm, kørselsdata, bremseaktivitet og styredata overføres til køretøjets sorte boks og kan blive overgivet til myndighederne i tilfælde af en ulykke. I systemet vil data blive opbevaret i det løbende regnskabsår plus 5 år frem. Herefter vil alt data blive slettet. ### Logning af medarbejdernes brug af internet, e-mails og fagsystemer Vi er forpligtet til at sikre, at data behandles med et fagligt og arbejdsrelateret formål. Derfor logger vi både adgange til og brug af kommunens systemer. Når du derfor arbejder i et IT- system, bliver alt hvad der sker i systemet opsamlet i en log. Det betyder, at man ved at kigge i en log kan se, alt hvad du som bruger har foretaget dig. Logning skal bl.a. sikre muligheden for at kontrollere medarbejdernes færden i IT-systemerne, herunder muligheden for at opdage misbrug/snageri. Der må ikke foretages uberettigede opslag i systemerne. Som ansat må du kun bruge personoplysninger, hvis de er nødvendige for, at du kan udføre dit arbejde, og når det direkte står i en lov, at du har ret til det. Du må fx gerne behandle personoplysninger, når du har et gyldigt samtykke til et bestemt formål. En log er beskyttet af høj sikkerhed. Det er kun få betroede medarbejdere der har adgang til den samlede log. Loggen anvendes hovedsageligt til fejlfinding i systemet og til efterforskning af eventuelle databrud. For at dokumentere et korrekt sikkerhedsniveau i behandlingen af personoplysninger, skal systemejer jævnligt foretage stikprøvekontrol i systemets log. Stikprøver af loggen foretages af de opslag, du som medarbejder foretager i it-systemerne. Systemejer vil præsentere stikprøverne for dig hvis du er omfattet. Dokumentationen for stikprøvekontrollerne arkiveres derefter i kommunens ESDH-system. Opstår der behov for kontrol med loggen i forbindelse med formodede sikkerhedsbrud, sker dette efter reglerne i IT-sikkerhedshåndbogens kapitel 16. ### Logning af telefonopkald Vi registrerer forbrugsmønstre, herunder f.eks. udlandstrafik af hensyn til at koble de økonomisk bedste abonnementer til medarbejderne og for at kunne følge op på uhensigtsmæssig brug af telefonen. Din mobiltelefon registrerer lokalt indgående og udgående opkald samt tidspunkterne for opkaldene. Du kan altid selv slette opkaldslisterne i din telefon, og når du afleverer din telefon, nulstiller vi telefonen, så alle data slettes. Vi har ikke adgang til logningslister. ### Screening af IT-systemer for opbevaring af personoplysninger Dine medarbejderoplysninger behandles i kommunens systemer, fx Outlook, ESDH-system mv. med henblik på at undersøge, om du har mails, dokumenter mv., der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger om borgerne. Det gør vi for at hjælpe dig og fordi vi forpligtede til at overholde GDPR og efterleve IT-sikkerhedshåndbogen og administrative retningslinjer. Vi gør det i et hjælpeværktøj, der automatisk gennemser alle tilmeldte systemer for oplysninger, der evt. skal slettes af dig. Du vil få en ugentlig mail, hvoraf hjælpeværktøjets resultater fremgår, hvis der er oplysninger og der mangler handling. Herefter kan du selv afgøre, om du skal journalisere i sikkert system, slette eller beholde oplysningerne. ### Brug af privat MitID og erhvervsidentitet for it-brugere Vi yder den service, at hvis du har glemt dit password, kan du selv lave et nyt via brug af dit personlige MitID. Hvis du benytter den service, bruger vi dine oplysninger til at foretage en verificering mellem dit dr-nummer og cpr.nr. I forbindelse med brug af OS2faktor skal du for at opnå enekontrol identificere dig med dit personlige MitID. OS2faktor er en 2-faktor autentifikationsløsning. Det kan bruges som 2. faktor i et login flow, som et supplement til ens normale brugernavn/kodeord login. OS2faktor finder anvendelse som login løsning til bl.a. AULA og lignende fagsystemer der kræver et højt sikkerhedsniveau ved login. Vores specifikke behandlingshjemmel er NSIS (National Standard for Identiteters Sikringsniveauer) og de hjemler, som fremgår under afsnittet om lovgrundlag. Denne PDF er genereret den 11-09-2026 05.57